1.Introduction

2.

3.

4. Conclusion

1. Introduction

« L’informatique des années 80 (poste individuel, isolé) était comparable à une multitude d’îlots ou de châteaux forts entourés de douves. L’informatique coopérative des années 90 prend en compte l’ensemble de ces îlots ou châteaux et les relie par des ponts, des routes, des couloirs de navigation… utilisant tout ce qu’il est possible de mettre en œuvre afin de permettre des interactions ‘à la carte’ entre les personnes. »

Joanne Woodcock, Comprendre le groupware dans l’entreprise. Coll. Microsoft Press

C’est un fait, aujourd’hui, l’informatique est communicante. Internet et les réseaux informatiques planétaires en témoignent. Et les entreprises de toute taille ont su tirer parti de ces bouleversements technologiques dès leur apparition, en intégrant des systèmes collaboratifs au sein même de leurs équipes de travail. Cela leur a permis d’accroître leur productivité et leur compétitivité, dans un contexte économique de plus en plus concurrentiel.

C’est dans cette perspective que je vais vous présenter les fonctionnalités collaboratives méconnues de Microsoft Exchange Server. Pour cela, nous allons dans un premier temps présenter l’infrastructure d’Exchange Server pour ensuite étudier des exemples d’applications de collaboration.

NB : Les systèmes de «  groupware» , c’est-à-dire le travail collaboratif et travail coopératif désignent une seule et même chose : un système de communication d’entreprise basé sur la messagerie et qui permet, lorsqu’il est utilisé au sein d’une équipe de travail, d’optimiser le travail de ce groupe.

2. L’infrastructure

Je ne vais pas traiter ici de l’installation de Exchange Server ou de ses composants car cela dépasserait le cadre de mon exposé. Si vous avez besoin de renseignements complémentaires, reportez vous à l’essentiel 70-224 : “Installation, configuration et administration de Microsoft Exchange 2000 Server“.

    •  Présentation

Microsoft Exchange Server est bien souvent perçu comme un « simple » serveur de messagerie. Même s’il s’acquitte effectivement de cette tâche, Exchange Server est aussi une puissante et robuste plate-forme de travail collectif.

Exchange Server fournit les services suivants :

Exchange Server est une bonne plate-forme de travail collaboratif car il fournit une infrastructure offrant des services de base sûrs permettant de concentrer le développement sur des fonctions à valeur ajoutée plutôt que sur la création de services existants. Ceci est un gain de temps non négligeable.

    • Les composants de l’infrastructure

o Microsoft Windows NT/2000 Server

Windows NT/2000 Server constitue la base de la plate-forme des applications de collaboration et, par extension, des produits BackOffice. Les produits BackOffice sont intégrés à Windows NT/2000 Server pour tirer parti de ses fonctionnalités de sécurité, de sa stabilité et de son évolutivité. Ils nécessitent tous d’être installés sur un Windows NT/2000 Server.

o Microsoft Exchange Server

Exchange Server fournit l’infrastructure permettant d’élaborer des applications de collaboration. Il prend en charge les protocoles Internet suivants :

  • SMTP (Simple Mail TransferProtocol )
  • POP3 (Post Office Protocol version 3)
  • IMAP4rev1 (Internet Message Access Protocol version 4rev1)
  • LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)
  • NNTP (Network News Transfer Protocol)

Il prend également en charge des dossiers publics et la réplication, un carnet d’adresses central, une administration centralisée et des fonctionnalités de sécurité.

o Microsoft Exchange Server

Outlook comporte des outils de création d’applications de collaboration, avec et sans programmation (en VBScript). Desktop Information Manager, fourni avec Microsoft Outlook, centralise toutes les fonctions de communication, d’organisation et de gestion des informations. Microsoft Outlook prend en charge plusieurs comptes de courrier électronique, la planification, la gestion des tâches, les journaux, les contacts et la création de dossiers personnels pour le stockage et la classification d’informations.

    • Les bénéfices en entreprise

Exchange Server, déployé en entreprise, fournit les fonctionnalités suivantes :

o un Annuaire centralisé

Permet d’obtenir à tout moment et de façon fiable des informations relatives à chaque collaborateur (numéro de poste, fonction, bureau, etc.)

o des Dossier partagés (appelés dossier publics)

Permettent de classer les informations de l’entreprise par thème et de les rendre disponibles simultanément et en temps réel pour des collaborateurs concernés.

o des Agendas partagés

Permettent d’organiser instantanément une réunion entre des personnes aux emplois du temps partagés. Exchange Server détermine automatiquement, en fonction des disponibilités de chacun, le créneau horaire de la réunion et envoie un email à tous les collaborateurs concernés. Cette réunion peut avoir lieu en ligne, via Netmeeting.

3. Exemples de solutions collaboratives

Les types d’applications collaboratives peuvent être regroupés en cinq catégories:

  • messagerie ;
  • suivi de dossier ;
  • workflow ;
  • collaboration en temps réel ;
  • gestion des connaissances.

Ces catégories d’applications ne sont nullement exclusives l’une de l’autre, une application de workflow, par exemple, pouvant utiliser des services de messagerie. Il faut plutôt les considérer comme les fonctions de base d’une application particulière ; soit, comme des briques permettant de construire une application suffisamment complète pour permettre la collaboration.

Les applications collaboratives, qui vous sont présentées ci-dessous, utilisent des formulaires personnalisés, programmés en VBscript. Ces formulaires, une fois déployés dans des dossiers publics de Exchange Server, sont disponibles pour l’ensemble des collaborateurs concernés.

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Les applications de messagerie peuvent par exemple utiliser l’infrastructure de messagerie de Exchange Server. Le courrier électronique est la plus connu de ces applications, mais il est possible d’en construire de nombreux autres types, comme les groupes de discussion. Exchange Server supporte les discussions chaînées (conversation dans un forum), puisque tout dossier géré par Exchange Server peut devenir un dossier de discussion chaînée simplement en changeant le type de vue appliquée aux messages de ce dossier.

Un autre exemple d’application de messagerie est un agent de boîte aux lettres. Un agent de boîte aux lettres peut effectuer différents types d’opérations suivant la façon dont il est programmé. Par exemple, un serveur de liste de diffusion est un agent de messagerie qui transfert tous les courriers qu’il reçoit à tous ses destinataires enregistrés.

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Les applications de suivi de dossier gèrent et « tracent » les informations ( Tracking), par exemple une liste de contacts, depuis leur création jusqu’à leur suppression ou leur « achèvement ». Un exemple d’application de suivi de dossier est le suivi des candidatures à un poste, qui permet au département des ressources humaines et aux autres employés de suivre un candidat depuis le moment où il envoie son CV jusqu’à la décision de l’embaucher ou de rejeter sa candidature, en passant par une série d’entretiens. La figure suivante montre un exemple théorique d’application de suivi de candidature mettant en oeuvre Outlook et Exchange Server.

Un autre exemple d’application de suivi de dossier est le support technique ( helpdesk). Dans une application de helpdesk, les rapports d’incident sont transmis au support technique par les utilisateurs qui définissent leurs problèmes techniques. Suivant leur type, les incidents sont attribués aux différents techniciens. Un suivi de chaque demande permet aux techniciens de disposer d’un historique qui les aide à travailler sur le problème. Après avoir résolu le problème, le technicien ajoute l’incident et sa solution à une base de connaissances ou à une liste des questions les plus fréquentes (FAQ) dont les utilisateurs peuvent consulter directement.

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Une application de traitement d’une note de frais est un exemple d’application de workflow. Elle illustre bien le fonctionnement d’un workflow : un utilisateur soumet une note de frais par une application Web, et, suivant le montant total des frais, un processus déterminé de workflowest déclenché. Ainsi, si la dépense est inférieure à 500 F, la note de frais est automatiquement acceptée. Par contre, si la dépense excède 500 F, la note de frais est transmise au responsable du demandeur pour approbation. Le responsable peut soit approuver, soit rejeter la demande, et, suivant sa décision, un autre processus de workflow est déclenché soit pour rembourser des frais, soit pour informer l’utilisateur du rejet de sa demande. Enfin, si le responsable ne prend aucune décision dans un délai donné, l’application de workflow transmet la demande à son supérieur hiérarchique pour approbation.

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Les applications de collaboration en temps réel sont la catégorie la plus récente des applications Exchange Server. Ces dernières permettent une collaboration instantanée (synchrone), par opposition à la collaboration en temps différé des applications basées sur la messagerie (asynchrone). Évidemment, l’intérêt réside dans la connexion en temps réel d’utilisateurs géographiquement dispersés. Un exemple d’application de collaboration en temps réel est un système d’inscription à des formations qui organise des cours en ligne en envoyant des requêtes Microsoft NetMeeting. Cette application permet aux personnes de collaborer sur Internet en utilisant la vidéo, le son, un tableau et le partage d’application, comme le montre la figure suivante.

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La gestion des connaissances ( Knowledge Management) est une stratégie pour faire migrer l’information des individus vers des groupes plus larges, voire vers toute une entreprise.

Le KnowledgeManagement s’appuie donc sur les technologies collaboratives ( groupware). En pratique, les entreprises doivent mettre en place des processus qui ne sont pas simplement collaboratif mais assurent la collecte et le partage d’une information à jour, pertinente et vérifiée. Par exemple, une application de recherche globale dans laquelle l’utilisateur peut effectuer une interrogation dans des groupes de discussion et des contacts dans Exchange Server, mais aussi dans des bases de données SQL et des sites web. Une telle fonctionnalité de recherche est un outil très puissant. Un avantage important d’un tel moteur de recherche ” universel ” est que les utilisateurs n’ont pas besoin de changer leur mode de travail, en effet, le moteur de recherche parcourant lui-même les différentes sources de données pour trouver l’information pertinente. Et si l’on ajoute à l’application un agent de messagerie, il devient possible de programmer la base de connaissances pour qu’elle transmette aux utilisateurs, par email, les liens vers les nouvelles informations pertinentes correspondant à des critères qu’ils ont prédéfini.

4. Conclusion

Nous l’avons évoqué précédemment, l’objectif du travail collaboratif est d’assurer la cohérence des activités et la coordination des tâches, en accord avec la politique globale de l’entreprise.

Pour cela, des outils de groupware permettent :

  • d’échanger des informations à l’intérieur d’un réseau de collaborateurs ;
  • de partager des ressources dans un même contexte ;
  • et de travailler sur des documents en groupe et en temps réel.

A la lecture de cette présentation, s’il ne doit être retenu qu’une seule idée, la voici : Exchange Server et Outlook constituent une très bonne base de développement d’applications collaboratives. A cela, une raison principale : en plus de sa robustesse, cette plate-forme fournit les services qui permettent de concentrer le développement sur des outils spécifiques correspondants à la politique de l’entreprise. En conséquence, cette flexibilité a une influence positive sur le temps consacré à élaborer ces applications collaboratives.