Installation

Le CD de Microsoft Office Business Scorecard Manager 2005 contient principalement deux exécutables : le serveur et le client. Le client vous permettra de modéliser vos tableaux de bords et de gérer les droits d’accès.

1.1. Business Scorecard Manager Server

Etape 1 : Lancez l’exécutable.

MICROSOFT Business Scorecard Manager 2005

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Etape 2 : Sélectionnez les pools d’application celui par défaut ou celui que vous aurez créé dans IIS.

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Etape 3 : Sélectionnez le SharePoint où vous voulez installer les deux web parts “Business ScoreCard”

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Etape 4 : Indiquez le serveur de base de données et le nom de la base de données ainsi que l’utilisateur.

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1.2. Business Scorecard Manager Server Client

Le client vous permettra de construire vos “scorecards”

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Business Scorecard Builder

2.1 Lancement du Constructeur de Scorecard

Nous allons maintenant lance le builder : Démarrer >> “Microsoft Office” >> “Microsoft Office Business Scorecard Builder 2005

Créer un nouvel espace de travail en allant dans “File” >> “New WorkSpace”

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Dans votre espace de travail vous avez 4 sous dossiers :  – KPIs : est une librairie de vos indicateurs clé de performance. Chaque KPI pourra être réutiliser dans plusieurs scorecards.  – Scorecards : correspond à vos tableaux de bord, la couche présentation de vos KPI.  – Data Sources : c’est dans cette onglet que vous définirez les différentes sources de données que vous allez présenter sur vos tableaux de bords. Vous pourrez vous connecter à vos cubes OLAP, ou faire directement des requêtes SQL provenant de SQL Server, Excel, Oracle…  – Indicators : les indicateurs corresponds à vos indices. Vous pourrez les segmenter entre 1 et N niveaux.

2.2. Création de la source de données

2.2.1. Définir le date sources

Cliquez sur “New Definition” :

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Vous avez le choix entre deux sources de données

Multidimensional (ADOMD.NET) : si vous souhaitez vous connecter au Cube d’Analysis Services 2005 – ODBC : pour utiliser tout connecteur de source de données : Sql Server, Access, Excel, Oracle…

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Pour notre exemple nous allons choisir de nous connecter via ADOMD.NET qui va se connecter à des cubes de Microsoft Navision.

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Nous allons utiliser une chaine de connexion(cf 2.2.2.). Choisissez votre cube.

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2.2.2. Connexion String

Si vous souhaitez créer une chaine de connexion : clique droit sur le Bureau de votre Serveur >> Nouveau >> Fichier

Renommer le fichier avec un extension .udl (dans notre exemple : maConnection.udl).

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Ouvrez le fichier >> dans l’onglet fournisseur indiquez quelque type de source de données vous avez besoin, dans l’onglet Connexion indiquez le nom de la source de données, les droits…

Ensuite cliquez sur OK et ouvrez le fichier dans Bloc Note ou WordPad. Et voilà vous avez votre chaine de connexion. Pour les développeur c’est très pratique.

Création des indicateurs

3.1. Définir un indicateur

Vous pouvez créer ou importer des indicateurs d’autres projets. Les indicateurs permettent de rendre plus visuel l’information de vos tableaux de bord. En un clin d’œil vos utilisateurs seront s’ils sont dans le rouge ou dans le vert, en progression ou en régression.

Cliquez sur “New Definition”

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Nous allons créer un indicateur avec 5 niveaux de type standard. C’est ici que vous définissez le nombre tendance.

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3.2. Paramétrer mon indicateur

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Allez sur votre indicateur >> clique droit >> Editer

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Dans la partie gauche de la fenêtre de dialogue vous pouvez voir les différents niveaux du plus bas ou plus haut.

Vous allez pouvoir personnaliser chaque niveau de l’indicateur avec des couleurs, un style de police ou des images.

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N’oubliez pas de publier vos modifications une fois que vous avez terminer votre paramétrage.

– Key Performance Indicator

4.1. Créer un KPI

Le répertoire KPI peut être assimilé à une bibliothèque d’indicateurs clé de performances que vous allez pouvoir réutiliser comme bon vous semble dans vos différentes tableau de bord.

Pour ajouter une nouvelle KPI, faites clique droit sur le dossier KPIs. Et donnez un nom à votre “indicateur clé de performance”.

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Votre KPI est créé, il faut maintenant le configurer.

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Vous pouvez voir en haut 3 onglets : Definition / Report View / Details

4.2. Définir un KPI

L’onglet définition vous permet d’enregistrer la valeur actuelle, les objectifs, la tendance…

Etape 1 : Editer la valeur actuelle.

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Etape 2 : Nous allons allez directement dans l’onglet : “Data Mapping”

MICROSOFT Business Scorecard Manager 2005Etape 3 : Spécifiez la source de données que vous avez prédéfini. Sélectionner l’unité de mesure du cube Analyses Services.Dans la section “Time Intelligence”, vous pouvez sélectionner une des dimensions du cube Analyses Service.

Dans notre exemple nous choisissons en unité de mesure une date.

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Maintenant la valeur actuel est défini, vous pouvez créer des valeurs d’objectif ou tendance…

Etape 4 : Toujours dans l’onglet Definition, cliquez sur l’icone “Create a new target”.

Comme dans la valeur actuel vous devez paramétrer cet objectif. Nous allons choissir de prendre en source de données un valeur fixe.

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Etape 5 : Contrairement à la valeur actuel, tous les nouveaux objectifs ont un onglet supplémentaire pour indiquer les limites de zone des Indicateurs : “thresholds”

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4.3. Report View d’un KPI

Les “report view” vont interagir avec votre KPI.

Etape 1 : Cliquez sur ADD pour créer un nouveau “report view”

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Etape 2 : Donnez un nom à votre “report view”, et choisit quel type de “report view” vous allez utiliser : un tableau Excel Composant, un graphique, une liste, une page web, une autre “scorecard”, un report (PivotChart, PivotTable, Spreadsheet, webPage, Scorecard, Reporting Services Report).

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Etape 3 : Nous allons choisir un PivotChart, une fenêtre windows vient de s’ouvrir. Nous allez pouvoir designer le graphique à notre convenance.

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Etape 4 : Faites un clic droit sur le “Microsoft Office Web Components” et cliquez sur “Données…”

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Etape 5 : Configurez la source de données soit avec une requête SQL, soit en vous connectant à un cube. Si vous cliquez sur “Modifier” un assistant vous aidera à créer une source de données.

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Etape 6 : Maintenant choisissez le type de graphique que vous souhaitez générer.

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Etape 7 : En faisant clique droit sur le graphique >> cliquez sur “Liste des champs…”

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Etape 8 : Il suffit de “cliquer/déplacer” les champs qui vous intéresse, l’unité de mesure par exemple le chiffre d’affaire de la société et les dimensions. Office web Composant vous permettra de filtrer vos dimensions.

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Alimenter mes Scorecard

Nos sommes à la dernière étape de création de notre tableau de bord. La source de données est choisie, les indicateurs créés et les KPI configurés.

Dans cette partie nous allons voir comment créer le visuel de notre “scorecard”.

5.1. Définir une Scorecards

Etape 1 : Cliquez sur ajouter une nouvelle définition

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Vous arrivez sur un “scorecard” vide.

Comme dans les KPI vous avez différents onglets qui sont sensiblement les mêmes, à l’exception de l’onglet “scorecard Views”. (cf 5.2)

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Etape 2 : Hiérarchie de votre “scorecard”.

Vous pouvez créer une arborescence avec des nœuds enfants. Soit insérant directement vos KPI ou en structurant vos KPI avec des objectifs.

MICROSOFT Business Scorecard Manager 2005 MICROSOFT Business Scorecard Manager 2005

Vous pouvez décaler aisément vos objectifs et KPI avec les flèches.

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Si vous ajoutez une KPI, une fenêtre de dialogue s’ouvrira avec le listing de vos KPI précédemment créés.

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Exemple de hiérarchie :

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5.2. Report View Editor

Comme dans les KPIs vous avez la possibilité dans une scorecard d’ajouter un “report view”, une autre vue : un tableau Excel Composant, un graphique, une liste, une page web, une autre “scorecard”, un report (PivotChart, PivotTable, Spreadsheet, webPage, Scorecard, Reporting Services Report).

Dans l’exemple ci-dessous nous avons choisit d’attacher à notre “scorecard” un report. Vous avez différente s’option, dont le format qui vous permet d’éditer le report en HTML, Word, PDF…

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5.3. Personnaliser votre scorecard

Tout autant que Sharepoint, vous pouvez designer, customiser votre scorecard comme bon vous semble;

Etape 1 : Pour cela allez sur l’onglet “Scorecard Views” et cliquez sur “Edit…”

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Etape 2 : parcourrez les différents onglet du menu de gauche. Vous pourrez modifier le nom de la “scorecard”, ajouter des colonnes, choisir quelles éléments vous allez afficher (la couleur, l’image…). Choisir les options de la “Toolbars”…

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Scorecards dans Windows Sharepoint

6.1. Webpart Business Scrorecard

En sus d’;être très facilement connectable à d’;autre produit de Microsoft Office. Microsoft Business Scorecard Management est intégrer dans SharePoint. Deux nouvelles web parts office ont été rajouter à la librairie de web part SharePoint.

Vos “scorecards” seront publiées directement sur SharePoint :

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Business Scrorecard met à votre disposition deux webparts : “Office Scorecard View” et “Office Report View“. Ces webparts sont disponible dans la Galerie de serveurs virtuels.

Les deux web parts sont personnalisable : taille, apparence, paramètre avancé…

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– Office Scorecard View : vous permettra de publier vos différents scorecard

– Office Report View : vous permettra de connecter une Webpart “Office Scorecard View” à un ou des “Report View”

6.2. Webpart Office Scrorecard View

Etape 1 : Dans le menu de SharePoint : Ajouter des composants Web, sélectionnez la webpart “Office Scorecard View” et déplacera sur la zone qui vous conviendra.

Etape 2 : SharePoint vous demandera de paramètre votre vue. Sélectionnez votre scorecard.

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Etape 3 : Sélectionnez la vue de votre scorecard.

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Vous devriez voir apparaitre votre “scorecard”. Vous avez aussi la possibilité de créer des filtres de tries.

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6.3. Webpart Office Report View

Le “report view” est destiné à mettre en relation votre “scorecard” avec un report que vous aurez prédéfini dans les étapes antérieur. Vous pouvez connecter votre “Scorecard View” à un reporting, un graphique, une image, une page web, un office web composant…

Un “report view” peut être lié directement à une “scrorecard” général ou être lié à un KPI. Vous aurez la possibilité de faire apparaitre le “report view ” tout le temps ou en fonction de report créé pour certain KPI.

Etape 1 : Déplacer le contrôle “Office Report View” sur l’espace de travail.

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Etape 2 : Dans le menu du Webpart, Cliquez sur Connexions >> “Consumes view data from” >> “Office Scorecard View”

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Etape 3 : Dans les paramètre de la webpart, cliquez sur les vues que vous souhaitez faire apparaitre :

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Si vous avez plusieurs vue de paramétrée, un menu déroulant vous permet de changer de vue facilement. Exemple avec un Report et un Office Web Components.

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Conclusion

Microsoft Business Scorecard Management est un outil analytique puissant. Le déploiement web facilite la personnalisation des différents tableaux de bords. Les sources de données peuvent provenir d’;autant de cubes OLAP que des sources de données SQL (SQL Server, Oracle, DB2…)

Le point fort de MBSM est l’analyse de groupe et la collaboration au sein de l’entreprise. Les utilisateurs ont accès à l’information en temps réel, des alertes permettre de raccourcir les temps de réponses.

L’;implémentation de Microsoft Scorecard Management peut se faire seulement si l’;entreprise est prête. Est ce que le manager à tous les indicateurs clés de performances en tête ?

MBSM est un produit simple à configurer, la problématique réside dans le temps d’;implantation dans l’;entreprise, il varie en fonction de la disponibilité de l’;équipe de direction. Ont t-ils les éléments , connaissent-ils les détails de l’;information qu’;ils souhaitent mesurer ?

Quand business scorecard management est intégré au “workflow” de l’;entreprise, cet outil prend toute son importance : alertes email en fonction des tendances des indicateurs de performance, alertes sur les reportings pour avertir les commerciaux afin mener telle ou telle action …

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“If you can’t measure it, you can’t manage it.” Robert Kaplan et David Norton auteur de “The Balanced Scorecard”