Présentation

Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007) est un outil puissant de portail et de travail collaboratif. Grâce à ses fonctionnalités côté serveur, il est possible de gérer et partager bon nombre de contenus au sein d’une entreprise. MOSS 2007 prend en charge toutes les applications intranet, extranet et Web dans l’ensemble de l’entreprise au sein d’une seule plateforme intégrée. MOSS permet l’accès et la gestion de différents documents de façon centralisée dans toute l’entreprise mais aussi partager et rechercher de nombreuses données et présentations.

Basé sur le .NET Framework 3.0, MOSS 2007 utilise la puissance de Windows SharePoint Services 3.0, module gratuit intégré dans Windows Server 2003 et 2008. MOSS 2007 fonctionne grâce à un serveur Web ( IIS 6 ou supérieur) afin de consulter et administrer un site, et une base de données (via SQL Server 2005 Express ou supérieur) pour stocker les documents partagés : fichiers, images, projet, graphiques, présentations etc. Afin d’accéder à l’administration du serveur, un navigateur web est nécessaire.

 1.1 Pré-requis d’installation

Pour installer Microsoft Office SharePoint Server 2007, une version de Windows Server 2003 ou 2008 est indispensable, indifféremment 32 ou 64 bits.

  • Windows Server 2003 (ou supérieur)
  • Microsoft SQL Server 2005 Express (ou supérieur)
  • Rôle Serveur Web IIS 6 (ou supérieur) – Service de rôle ASP.NET
  • .NET Framework 3.0 ou supérieur (version 3.5 conseillée)

 1.2 Installation avec Windows Server 2008

Attention toutefois, pour installer MOSS 2007 sur Windows Server 2008, le Service Pack 1 doit être intégré à votre installateur, sans cela il sera impossible de l’installer.

Installation de Microsoft Office SharePoint Server 2007

Après avoir rentré la clé de SharePoint Server, plusieurs choix d’installation s’offrent à l’administrateur :

2.1 Installation “de Base”

Ce choix par défaut installera MOSS 2007 en mode Autonome (voir ci-dessous).

2.2 Installation “Avancée”

  • Onglet « Type de serveur »capture3.png

    Ce type donne encore le choix parmi plusieurs modes d’installation. Chaque mode est détaillé par le programme afin d’installer les modules dont vraiment nécessaires pour l’utilisation du serveur :

    • Complète : tous les composants de création et d’administration de MOSS 2007 seront installés sur le serveur. Ce mode est recommandé lorsque les données seront regroupées et disséminées dans une batterie de serveurs.
    • Web Frontal : le mode Web frontal (ou front end admin) installe tous les composants nécessaires à la consultation du contenu par des utilisateurs. Ces derniers ne pourront cependant pas ajouter du contenu personnalisé. La répartition des données dans une batterie de serveurs est toujours envisageable.
    • Autonome : le mode Autonome installe tous les composants de MOSS sur une seule et même machine. Il sera donc impossible de répartir la charge de données sur plusieurs autres serveurs.

En cas d’absence d’idée précise sur l’utilisation future de MOSS 2007, il est préférable de lancer une installation complète.

  • Onglet « Emplacement des fichiers »capture4.png

    Cette partie permet de définir les dossiers par défaut des différentes données et documents ainsi que l’emplacement où SharePoint Server sera installé.

L’installation se poursuit grâce au bouton « Installer maintenant ». L’installation prendra cinq à dix minutes selon le type d’installation choisi.

Configuration de SharePoint Server 2007

Après avoir installé MOSS 2007, il est nécessaire de configurer le logiciel pour une première utilisation. Dérouler l’arborescence : Menu Démarrer > Tous les programmes > Microsoft Office Server > Assistant Configuration des produits et technologies SharePoint.

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3.1 Activation des Services

Un assistant guidant l’administrateur tout au long de la configuration apparaîtra. Il faudra choisir le nom du serveur et de base de données qui seront utilisées par MOSS ainsi que les identifiants nécessaires pour administrer ce serveur et la base de données. Cliquer sur « Suivant » pour poursuivre le processus.

L’Assistant préviendra qu’au cours de ce processus d’installation, certains services doivent être redémarrés afin de configurer le serveur SharePoint : valider par Oui.

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3.2 Batterie de serveurs

MOSS 2007 permet de se connecter à une batterie de serveurs préexistante ou de créer la sienne. Une batterie de serveurs est un ensemble de plusieurs serveurs qui partagent les mêmes données de configuration.

Pour une première utilisation, la création d’une nouvelle batterie est donc nécessaire.

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3.3 Emplacement de la base de données

Le chemin d’accès ainsi que les accès à la base de données créée dans SQL Server sont demandés dans cette partie (sous la forme NOM-SERVEUR\NOM-BASE-DE-DONNEES), mais aussi les identifiants de l’administrateur qui s’occupera de la gestion de MOSS. Il est possible d’utiliser une base de données existante ou créer la sienne (la gestion des bases de données SQL Server 2005 pourra se faire via Microsoft SQL Server Management Studio Express).

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3.4 Paramètres de sécurité

Le prochain écran pousse encore plus loin la configuration en choisissant le port de connexion voulu ainsi que le mode d’authentification choisi.

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La sécurité étant un élément essentiel dans une entreprise, il est nécessaire de définir les deux modes d’authentification possibles sous SharePoint Server afin de choisir la meilleure configuration possible :

  • NTLM : Le protocole NTLM est un protocole sécurisé basé sur le chiffrement des noms d’utilisateurs et des mots de passe avant leur envoi sur le réseau. L’authentification NTLM est requise sur les réseaux où le serveur reçoit des demandes de clients qui ne prennent pas en charge l’authentification Kerberos.
  • Kerberos : Le protocole Kerberos est basé sur l’attribution de tickets. Selon cette méthode, un utilisateur doit d’abord fournir un nom d’utilisateur et un mot de passe valides à un serveur d’authentification. Ensuite, celui-ci accorde un ticket à l’utilisateur. Le ticket peut être utilisé sur le réseau pour demander d’autres ressources réseau. Pour utiliser cette méthode, le client et le serveur doivent tous deux avoir une connexion approuvée au centre de distribution de clés de domaine. En outre, le client et le serveur doivent être compatibles avec le service d’annuaire Active Directory.

Remarque : La plupart du temps, le choix revient à l’authentification NTLM. Si l’administrateur n’a pas un besoin spécifique d’utiliser l’authentification Kerberos ou s’il est impossible de configurer le nom principal du service, il faudra choisir l’authentification NTLM. Si l’authentification Kerberos est utilisée et qu’il n’est pas possible de configurer le nom principal du service, seuls les administrateurs du serveur seront capables de s’authentifier sur le site SharePoint.

Toute la configuration ainsi rentrée est résumée dans cette dernière fenêtre.

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L’Assistant va donc configurer SharePoint pendant quelques minutes.

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A la fin de l’installation, le programme ouvrira le navigateur Web à l’adresse du serveur renseigné (généralement https://nom-serveur:numero-port). Pour finaliser la configuration du serveur, SharePoint Server invitera l’administrateur à consulter les premières « tâches d’administration ».

Description de l’administration de MOSS 2007

Après avoir rentré la clé de SharePoint Server , plusieurs choix d’installation s’offrent à l’administrateur :

4.1 Accueil

L’accueil réunit un gros module nommé « Tâches d’administration ».

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Pour une première utilisation, l’administration propose des tutoriels complets pour aider le néophyte dans le déploiement de SharePoint en entreprise. Ces informations sont essentielles afin d’apprendre les bases de SharePoint Server.L’accueil comporte un menu sur la gauche, repris aussi en haut de page :

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4.2 Opérations

Ce panneau est le cœur du serveur. Grâce à lui, il est possible de configurer des batteries de serveurs, gérer la politique de sécurité, déployer une solution, consulter les journaux et effectuer des sauvegardes.

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4.3 Gestion des applications

C’est via ce module que le déploiement de SharePoint prend forme : site Internet, application Web, un panel complet de données sont personnalisables afin de partager un maximum de projets, de documents que ce soit en intranet ou via le Web.

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Office SharePoint Server 2007 est un outil très complet et puissant. Aussi, il est conseillé de parcourir chaque module afin de se familiariser avec les fonctionnalités. En cas de besoin, l’aide intégrée sera d’un grand secours : elle est accessible via le bouton en haut à droite de l’administration.

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Créer son premier Site Web

5.1 Mise en place du site

Nous allons découvrir dans cette partie comment créer son premier portail Web d’entreprise et partager des données. Supposons que la direction d’une entreprise souhaite dresser une plateforme d’annonces destinées aux employés. Chaque annonce pourra être rédigée par un salarié sur l’intranet et consultée par tous les membres d’une équipe ou d’un service.

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Le bouton « Action du site » permet de créer rapidement une action : tâche d’administration, page web, bibliothèque de documents… le choix est assez vaste.

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Dans notre exemple, nous choisirons de créer une « Page de composants WebPart ». Une page de composants WebPart est une collection qui associe des données de listes, des informations mises à jour ou des graphismes.

5.2 Configuration du site Web

Il suffit de renseigner le titre de la page Web, la mise en page souhaitée ainsi que l’emplacement d’enregistrement de la bibliothèque.

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La page sera automatiquement structurée, et chaque partie sera personnalisable pour ajouter un composant WebPart.

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En cliquant sur un lien « Ajouter un composant WebPart », une liste de composants à ajouter est disponible pour égayer et soutenir les présentations créées :

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En important par exemple un emplacement d’annonces, l’employé créé son module afin de renseigner les différents champs d’une annonce : nom de l’objet, description rapide, prix, expiration de l’annonce etc.

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5.3 Configuration des autorisations d’accès

Lorsque l’employé a terminé la personnalisation de sa page, l’administrateur devra créer les autorisations nécessaires pour que les autres salariés puissent accéder au contenu et éventuellement se manifester.

Le lien « Afficher tout le contenu du site » dans le menu de gauche permet de modifier ou de supprimer une création. Puisque la page d’annonces a été créée en tant que document partagé, le module se trouve dans la partie « Bibliothèque de documents » puis « Documents Partagés ».

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Le menu « Paramètres » puis « Paramètres – Bibliothèque de documents » permet de gérer les autorisations, la stratégie d’affichage de la page…

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Pour éditer un module, il faut l’ouvrir et cliquer le lien « Autorisations pour : bibliothèque de documents » afin d’ajouter des utilisateurs.

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Dans la fenêtre qui s’affiche, dérouler le menu « Action » puis « Modifier les autorisations ». Il est désormais possible d’éditer les utilisateurs et de leur attribuer des droits particuliers.

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Le bouton « Nouveau » lance l’ajout d’un nouvel utilisateur ou un nouveau groupe. Celui-ci doit être préalablement créé via Active Directory. Seul le nom de l’utilisateur ou du groupe est nécessaire, tout en précisant le domaine sur lequel il se trouve. Il est possible de définir à la main et à chaque ajout des droits spécifiques à l’employé ou alors de l’assigner à un groupe SharePoint.

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L’utilisateur concerné pourra donc accéder à l’interface SharePoint via le lien créé précédemment. Dans notre exemple, le serveur SharePoint tourne en local mais il est tout à fait envisageable de créer le même scénario sur un serveur Web.

Office SharePoint Server 2007 : Conclusion

SharePoint Server 2007 est sans doute la technologie Microsoft la plus puissante pour le partage de données en entreprise : elle pousse à son maximum le travail collaboratif afin de faire gagner un temps précieux aux employés comme aux décideurs. Basée sur la simplicité de création, MOSS est l’outil idéal afin de créer rapidement et en détail des plateformes en intranet comme extranet : sites web, pages de présentation, projet et analyses… : les possibilités sont énormes et satisferont tous les types d’entreprises, qu’elles soient basées ou non sur l’informatique. Vrai point de centralisation mais aussi de synchronisation, MOSS peut s’intégrer à bon nombre d’autres produits Microsoft afin de pousser encore plus loin l’efficacité et la rapidité des échanges.

Présentation et installation de Microsoft Office Groove 2007

7.1 Présentation

Microsoft Office Groove 2007 est un gestionnaire d’espace de travail collaboratif. Il permet de synchroniser des documents, des contacts, et des outils. Contrairement à SharePoint c’est un client lourd, il possède donc une interface similaire aux autres applications de la suite Office. En augmentant la productivité individuelle et de groupe, Groove aide les équipes à terminer leurs projets à temps en respectant les budgets alloués par l’entreprise : celles-ci pourront espacer leurs réunions ou leurs visioconférences, réduisant ainsi les frais de déplacement et les factures de téléphone par exemple. Cet outil contribue donc à l’amélioration de la qualité du travail d’une équipe, car celle-ci peut davantage se consacrer à ses activités premières.

Office Groove 2007 ne nécessite pas de pré-requis d’installation particulier.

7.2 Installation

L’installation est très aisée puisque, comme pour SharePoint Server 2007, seule la clé produit est demandée.

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Interaction Office Groove / SharePoint Server

Comme nous l’avons vu précédemment Groove est un client lourd basé sur une interface semblable aux applications de la suite Office tandis que SharePoint est une solution basée sur des plateformes Web. Il peut donc être intéressant de coupler ces deux solutions afin d’accéder aux données d’une entreprise encore plus facilement.

8.1 Scénario fictif d’utilisation de Groove

Une société voulant que la totalité que ses employés accèdent à tous les documents aussi bien à domicile que lors de déplacements importants.

Une interaction entre Groove et SharePoint permet une augmentation de la productivité et une accessibilité quasi permanente aux données de l’entreprise via un portail. Certains fichiers pourront donc être récupérés sur le disque dur de la machine concernée. Ainsi, l’utilisateur pourra continuer à travailler tout en étant déconnecté. Il pourra ensuite se resynchroniser avec le site SharePoint dès qu’il en aura l’occasion.

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8.2 Mise en place du scénario

Dans SharePoint Server 2007

Tout d’abord il faut créer une nouvelle librairie SharePoint aussi appelée bibliothèque. Il s’agit de l’endroit où seront stockées les données. Il peut s’agir de document texte, d’image, de formulaire, de pages Wiki. Les formats des documents textes pris en charge sont les mêmes que ceux de Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint, One Note… Les formulaires à implémenter seront préalablement créés avec Microsoft Office InfoPath. Beaucoup d’autres composants existent et peuvent être partagés, il s’agit de tous ceux vus dans la partie V- de Microsoft Office SharePoint Server 2007 :

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Pour générer une bibliothèque de documents par exemple, il faudra passer par l’administration SharePoint puis « Action du Site », « Bibliothèque » et enfin « Bibliothèques de Documents. Il est désormais possible de télécharger des documents vers la bibliothèque via l’onglet « Télécharger ».

Dans Groove

Il suffit de créer un nouveau Groupe de travail, de choisir le nom et le type de groupe de travail puis de valider. L’association avec SharePoint passe par la création d’un fichier spécial :

Fichier -> Nouveau -> Outil -> Fichiers SharePoint

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L’URL du site SharePoint créé précédemment sera nécessaire. Il faut ensuite sélectionner une bibliothèque de documents à synchroniser avec le serveur.

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Il est aussi possible d’automatiser la synchronisation via l’icône « Calendrier » présent dans la barre puis en renseignant une durée entre chaque connexion. La synchronisation peut aussi être manuelle, par exemple lorsque le poste n’est pas tout le temps relié à Internet.

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Pour envoyer de nouveaux fichiers sur le site SharePoint, il suffit d’effectuer un clic droit sur l’icône «Fichiers SharePoint » en bas à droite dans l’espace de travail, puis de choisir «Ouvrir dans une nouvelle fenêtre ». Il ne reste plus qu’à glisser-déposer les documents concernés et enfin choisir le bouton «Synchroniser maintenant » en bas de fenêtre.

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8.3 D’autres scénarios possibles

Il est aussi possible d’imaginer d’autres scénarios pour des demandes plus complexes en utilisant les manipulations vues précédemment. Un groupe de travail Groove peut par exemple travailler sur une création avant de la transférer sur un site SharePoint pour qu’elle soit disponible au reste de l’entreprise. Il suffit de partager le groupe de travail en utilisant la fonctionnalité «Inviter dans l’espace de travail» et en insérant les adresses emails des utilisateurs concernés : ceux-ci auront accès au groupe de travail.

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Tout en conservant le scénario de base il est aussi possible qu’une personne désire avoir accès à certains documents au travers de plusieurs machines (ordinateur de bureau, portable…). Pour cela il faut inviter tous les ordinateurs concernés via le menu « Options » et utiliser son fichier de compte pour l’exécuter sur les différents postes.

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Note : Tous les postes concernés devront posséder Groove.

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Microsoft Office Groove 2007 : Conclusion

Alors que l’on aurait pu penser que SharePoint et Groove étaient deux technologies similaires et indépendantes, celles-ci peuvent néanmoins fonctionner ensemble : l’administrateur pourra tirer partie des avantages de chaque produit afin de s’adapter de manière très flexible aux besoins de l’entreprise en matière de partage et de mobilité. Groove est un atout indéniable dans une entreprise où les acteurs sont en perpétuel déplacement : ceux-ci pourront garder contact avec leur entreprise tout en partageant et consultant les données nécessaires à leur travail : nul besoin d’utiliser des supports amovibles, qui peuvent se perdre ou être volés : tout est centralisé et sécurisé chez l’employeur.