Introduction

Le déploiement d’un logiciel est l’action de le mettre en place en suivant une stratégie.

Il est possible de déployer Office 2010 de façon simple et efficace grâce à de nombreux outils disponibles. Une stratégie de déploiement réfléchie permet de mieux optimiser les opérations de maintenance et de faciliter les mises à jour. Elle permet aussi d’accélérer le temps de déploiement des applications et évite les projets sans fin.

Nous allons aborder tout d’abord les différentes étapes nécessaires au déploiement d’Office en citant les outils associés. Dans un second temps nous verrons comment préparer la migration à l’aide de ces outils et les nouveautés apportées par Microsoft Office 2010 pour le déploiement. Enfin, nous nous intéresserons aux outils de déploiement en présentant Office Customization Tool et OMPM.

Office 2010 apporte son lot de nouveautés.

De nouvelles fonctionnalités sont offertes pour aider à valider, assurer et configurer le déploiement de l’installation d’Office. Ces nouveautés concernent tout d’abord les méthodes d’activations où les technologies d’activation par volume deviennent obligatoires. En effet, Office 2010 intègre Volume Activation 2.0 introduite avec l’arrivée de Windows Vista. Le choix s’effectue avec d’une part le service de gestionnaire de clés KMS qui utilise un ordinateur et une clé hôte pour établir un service d’activation local, et d’autre part la clé d’activation multiple MAK avec laquelle les clients s’activent eux-mêmes via les serveurs d’activation Microsoft.

Les évolutions de l’architecture des processeurs amènent la seconde nouveauté puisqu’il s’agit des éditions 64 bits d’Office 2010. Ces dernières peuvent désormais tirer parti de meilleures performances en travaillant avec des ensembles de données plus volumineux grâce à l’augmentation de l’utilisation de la mémoire vive.

Des changements sont également à noter au niveau de la sécurité avec cinq nouveaux contrôles qui atténuent les failles de sécurité. Nous pouvons citer la prévention d’exécution des données pour les applications Office, la validation des fichiers, le mode protégé ou encore le bit d’arrêt ActiveX.

La version Office 2010 améliore également les outils de personnalisation. L’outil de personnalisation Office (OCT) personnalise le programme d’installation. Cette nouvelle version amène des changements non seulement liés à l’architecture 64bits, mais également la prise en charge de l’ajout de plusieurs comptes de messagerie Microsoft Outlook.

Enfin, la virtualisation des applications via Microsoft Application Virtualization (App-v) constitue la dernière nouveauté majeure puisqu’il s’agit d’une nouvelle méthode de déploiement que nous détaillerons un peu plus tard.

Comment déployer Office?

La migration et le déploiement d’une version d’office doit être abordée en tenant compte de la notion de projet. Ainsi, nous obtenons plusieurs phases de déploiement : la planification, la réalisation, la stabilisation et le déploiement à proprement dit. Nous allons vous présenter succinctement ces différentes phases sans développer les outils utilisés qui seront détaillés plus tard.

1.1. La planification

Dans un premier temps, la planification permet de définir les programmes à installer, les paramètres à configurer. Si besoin, on recense les données Office existantes et on identifie la compatibilité des documents avec le nouveau format office XML (disponible depuis la version 2007 d’Office). Il faut également définir le mode d’installation et de déploiement d’Office dont nous allons étudier les différents outils dans la partie suivante, et également définir les paramètres existants à migrer, par exemple les profils Outlook. Cet étape doit aussi aboutir sur un planning de migration/déploiement accompagné de jalons afin d’assurer la bonne marche du projet.

Outil : Office Migration and Planning Manager (OMPM)

1.2. La réalisation

Cette seconde étape clé permet de définir la stratégie de migration, de personnaliser l’installation d’office et d’élaborer les différents processus. Parmi ceux-ci, on retrouve notamment les processus de déploiement d’Office System, la migration des paramètres et des données utilisateurs, ainsi que le processus de conversion des documents existants. Cette étape permet de gérer la coexistence de différentes versions d’Office.

Outil : Office Customization Tool (OCT)

1.3. La stabilisation

Cette troisième étape a pour but de tester le déploiement d’Office, d’évaluer les résultats des tests et également de valider les processus de déploiement et de migration qui ont été définis à l’étape précédente. Cette phase permet donc de valider les plans de déploiement, en tenant compte également des plans de formation aux utilisateurs et aux équipes de Support de l’entreprise.

Outils :USMT 3.0, Windows Easy Transfer

1.4. Le déploiement

C’est l’étape finale du déploiement, la migration est alors réalisée pour l’ensemble des utilisateurs. Il reste à contrôler le déploiement d’Office et la conversion des données.

Une fois le déploiement terminé, la dernière étape sera la maintenance d’Office qui permet de gérer les mises à jour, les packs de langues après installation et la source d’installation locale.

Outils : System Management Server (SMS) , System Center Configuration Manager (SCCM), System Center Essentials, Microsoft Update, Windows Software Update Server (WSUS).

Evaluation de la situation

2.1. Choisir la bonne édition

Office 2010 est disponible dans une variété de suites et de produits autonomes.

Il existe trois grands types de suites Office suivant les besoins des utilisateurs.

Tout d’abord les suites pour le travail, les études ou la maison :

– Office Famille et Etudiant (Office Home and Student) qui contient les outils suivants :

– Word 2010 : un logiciel de traitement de texte

– Excel 2010 : un tableur pour manipuler les feuilles de calcul

– PowerPoint 2010 : un logiciel de présentation

– OneNote 2010 : un logiciel destiné à la prise de notes

– Office Famille et Petite Entreprise (Office Home ans Business) qui contient en plus Outlook 2010 : un gestionnaire d’informations personnelles

– Office Professionnel (Office Professional) auquel s’ajoutent encore les outils :

– Access 2010 : un système de gestion de base de données

– Publisher 2010 : un logiciel de publication assistée par ordinateur

Il existe ensuite une suite pour les utilisateurs qui souhaitent acheter plus de 5 licences :

– Office Standard 2010

– Office Professionnel Plus 2010

Ces deux suites sont les plus adaptés aux besoins des entreprises.

Une comparaison par Microsoft est disponible à l’adresse : https://office.microsoft.com/fr-fr/buy/comparaison-des-suites-office-2010-sous-licence-en-volume-FX101812899.aspx

On remarquera que la principale différence réside dans l’utilisation de SharePoint Workspace 2010 : c’est un outil de collaboration simplifié, anciennement appelé Microsoft Office Groove.

Et enfin, il existe une suite Office pour les universités : Office Professionnel Education. Elle contient les mêmes outils que la suite Office Professionnel à prix bas pour les étudiants.

2.2. Evaluation de la compatibilité

L’évaluation de la compatibilité des fichiers et des compléments Office constitue une étape importante dans la planification d’un déploiement. Plusieurs outils Office existent pour aider au bon développement de cette étape.

2.2.1. Microsoft Assessment and Planning

MAP (Microsoft Assessment and Planning) est un outil qui simplifie le processus de planification de l’infrastructure en évaluant l’ensemble du réseau à l’aide de multiples scenarii. MAP effectue un inventaire de l’environnement informatique et fournit ainsi des informations sur l’utilisation des serveurs SQL, SQL 2008 ou encore Windows 2000 Server, et plus récemment Windows Server 2008 R2. C’est donc un outil d’inventaire destiné principalement à vérifier si les postes clients possèdent la configuration requise pour recevoir Office 2010.

Il remplit trois fonctions principales : l’inventaire, l’analyse de compatibilité et l’état de préparation. De plus, MAP Tracker Software permet d’exécuter des rapports sur l’utilisation des logiciels courants ainsi que sur l’historique de gestion du serveur.

MAP est un outil gratuit qui se télécharge à l’adresse https://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=67240b76-3148-4e49-943d-4d9ea7f77730&displaylang=en

A noter que MAP a la possibilité d’identifier des ressources non-utilisées ou sous-utilisées de l’infrastructure pour aider à la consolidation des serveurs via la Virtualisation par Microsoft Hyper-V (Server 2008 R2).

2.2.2. Office Environment Assesment Tool

OEAT (Office Environment Assesment Tool) évalue également l’environnement existant avant le déploiement de Microsoft Office 2010. Comme l’outil précédent, il s’utilise lors de la phase d’évaluation de la compatibilité. OEAT détecte plus particulièrement les compléments d’Office (add-in, add-on…) en utilisant deux méthodes. D’une part OEAT effectue des contrôles sur une liste prédéterminée de dossiers sur chaque ordinateur client. D’autre part, une option d’OEAT permet de scanner les ordinateurs clients afin de déterminer quelles sont les applications qui utilisent Office API en se basant sur l’analyse de certaines clés de registres.

Un assistant intégré permet de personnaliser l’utilisation d’OEAT en générant un fichier de paramètres. Les options disponibles par l’assistant permettent de lancer l’analyse optionnelle décrite ci-dessus ou activer l’analyse en mode silencieux sur les postes clients, et également de définir le chemin où les résultats seront sauvegardés. Cet outil est également utilisable en ligne de commande, qui peut se révéler utile pour une utilisation massive.

Interface utilisateur d’Office Environment Assessment Tool

Interface de configuration du scan passif (optionnel)

Ces résultats sont stockés dans plusieurs fichiers XML à raison d’un fichier par ordinateur client scanné.

Cet outil gratuit est disponible gratuitement à l’adresse : https://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?familyid=ea33f615-188d-464e-bc64-3ab06aa43961&displaylang=en

2.2.3. Office Code Compatibility Inspector

Office Code Compatibility Inspector (OCCI), est un outil destiné aux développeurs d’applications Office en VBA.

Cet outil permet notamment de résoudre les problèmes de Macros et d’add-ins. OCCI scanne le code des applications à la recherche de problèmes de compatibilité connus et notifie des éventuels problèmes trouvés en ajoutant également des commentaires directement sur le code VBA. Entre autre, l’outil va scanner les déclarations de type « Declare » afin de vérifier leur compatibilité avec la version 64bits.

Boite de dialogue pour paramétrer l’inspection du projet VBA

2.3. Méthodes de déploiement

Il existe différentes méthodes de déploiement. Celles-ci sont plus ou moins automatiques et avancées afin de limiter le travail des administrateurs et des utilisateurs.

2.3.1. Le partage réseau

Il s’agit de créer un point d’installation réseau et de copier le contenu des sources de Microsoft Office sur le partage réseau. Les utilisateurs pourront ainsi exécuter leur installation d’Office à partir de l’emplacement du réseau partagé quand ils le souhaitent. L’inconvénient majeur de cette méthode est que l’on demande à des utilisateurs non averties d’exécuter des tâches d’administration qui ne leurs sont pas destinées. On ne peut pas non plus contrôler si les utilisateurs ont exécuté l’installation ou non.

2.3.2. Les scripts de démarrage

Les administrateurs peuvent recourir à une stratégie de groupe pour attribuer des scripts de démarrage d’ordinateur dans le cadre du déploiement d’Office 2010. Un script de démarrage peut être écrit dans n’importe quel langage pris en charge sur l’ordinateur client tel que Microsoft Visual Basic Scripting Editing (VBScript) et JScript, ainsi que les fichiers de commandes. Les administrateurs peuvent également utiliser des scripts similaires pour appliquer les mises à jour de sécurité.

L’inconvénient de cette méthode réside dans son mode d’exécution. Lorsque l’utilisateur démarre sa machine, il doit attendre l’installation effective d’Office 2010 pour pouvoir commencer à travailler. De plus, elle n’offre que très peu de possibilités permettant de suivre l’état d’avancement du déploiement par le biais d’une fonctionnalité de Reporting.

2.3.3. La télédistribution

Cette méthode utilise des logiciels d’administration du parc informatique, tels que Microsoft System Center Essentials (SCE) et Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM), pour déployer les applications Office 2010. Le choix entre ces deux logiciels dépend principalement de la taille de l’entreprise. Le principal avantage de cette méthode est la surveillance des installations permettant de résoudre facilement les problèmes lors du déploiement. Il permet aussi d’apporter une véritable solution de Reporting pour suivre l’avancement du déploiement ou de la migration au travers du projet. De plus, avec l’outil SCCM il est possible de gérer l’utilisation de la bande passante notamment lorsque le client est éloigné du point de distribution (comme pour des connexions WAN).

2.3.4. La virtualisation

La virtualisation est aujourd’hui une réponse aux problématiques de déploiement auxquelles font face les entreprises. Ces solutions permettent aujourd’hui de d’accélérer le déploiement et la migration d’un parc informatique.

2.3.4.1. La virtualisation des applications

Les administrateurs peuvent utiliser Microsoft Application Virtualization (App-V) pour autoriser l’exécution d’Office 2010 sur les machines clientes. Microsoft Application Virtualization transmet alors les applications à la demande au client, à partir duquel elles sont ensuite exécutées. La sécurité est donc plus élevée car les applications et les données ne sont pas présentes sur les ordinateurs des utilisateurs. Cette solution permet à l’administrateur de rendre disponible une application en quelques clics, de la retirer ou de la mettre à jour en un temps record.

2.3.4.2. La virtualisation de la présentation

Les administrateurs ont également le choix d’utiliser Terminal Services de Windows Server 2008 (nouvellement Remote Desktop Services dans Windows Server 2008 R2) comme option de déploiement pour autoriser les utilisateurs à exploiter les applications Office à partir de leurs stations de travail.

Les services Terminal Server sont exécutés sur un serveur partagé et présentent l’interface utilisateur des applications sur un système distant. Microsoft Application Virtualization, pour les services Terminal Server, permet d’optimiser l’application Office 2010, puis utilise les services Terminal Server pour fournir l’application sous la forme d’une virtualisation de présentation.

Déploiement

3.1. Office Customization Tool

3.1.1. La présentation

L’outil Office Customization Tool (OCT) permet de personnaliser l’installation d’Office 2010 grâce à la création d’un fichier MSP. Cet outil est seulement disponible pour les versions de licence en volume.

Lors de l’installation d’Office 2010, le fichier MSP installe la configuration personnalisée sur les ordinateurs auxquels il est appliqué.

Après l’installation, les utilisateurs peuvent modifier les paramètres qu’ils souhaitent.

Dans la capture d’écran d’Office Customization Tool ci-dessous, on remarque que l’on peut notamment entrer la clé de produit et accepter les termes du contrat de licence.

3.1.2. Les fonctionnalités

Les différentes possibilités de personnalisation sont les suivantes :

3.1.2.1. L’installation

Pour l’installation, on retrouve les paramètres suivants :

– modifier l’emplacement et les propriétés de l’installation

– supprimer les installations précédentes

– spécifier la clé de produit et accepter les termes du contrat de licence logiciel Microsoft

– spécifier les sources réseaux supplémentaires

– ajouter des installations

3.1.2.2. Les composants

Pour la partie « composants », on retrouve les paramètres suivants :

– modifier les paramètres de sécurité

– modifier les paramètres de l’utilisateur

– définir les états d’installation des composants

3.1.2.3. Le contenu supplémentaire

La partie « Contenu supplémentaire » apporte les paramètres suivants :

– ajouter ou supprimer des fichiers

– ajouter/supprimer des entrées de registres

– configurer les raccourcis

3.1.2.4. Outlook

La section « Outlook » apporte les paramètres suivants :

– personnalisez le profil d’Outlook par défaut d’un utilisateur

– ajouter des comptes

– exporter des paramètres

– spécifier les groupes d’envoi et de réception

Les modèles d’administrations pour Active Directory permettent d’ajouter les paramètres pour personnaliser les valeurs de registre dédiées aux logiciels de la gamme Office.

Des fichiers de modèle d’administration (ADM, ADMX/ADML) pour Office 2010 et outils de personnalisation sont disponibles sur le site de Microsoft à l’adresse : https://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=c3436a99-5c80-48ce-83e8-481f9c3d2288&displaylang=fr

3.1.3. Les options de lignes de commande pour OCT

/admin

Cette commande exécute l’outil Office Customisation Tool pour crée le fichier MSP servant à personnaliser l’installation de Office 2010.

Exemple :

\\nom_serveur\partage\Office14\setup.exe /admin

/adminfile \\chemin_fichier_.msp

Cette commande applique le fichier de personnalisation spécifié à l’installation d’Office 2010.

Cette option est utilisable seulement pour l’installation initiale.

Exemple :

\\nom_serveur\partage\\Office14\setup.exe /adminfile \\nom_serveur\partage\nom_dossier\nom_fichier.msp

(Office14 est la racine du point d’installation réseau.)

Il est également possible d’utiliser le dossier Updates pour stocker le fichier de personnalisation. Lors de l’installation, on n’aura pas besoin de spécifier le fichier à utiliser, il sera trouvé automatiquement.

3.2. OMPM

OMPM est un ensemble d’outils qui permet de préparer l’environnement lors d’une migration vers Office 2010. Les outils d’OMPM servent à la fois à relever les problèmes de compatibilités avec les fichiers des versions Office précédentes, et à les convertir en format de fichier openXML. Cet outil se télécharge à l’adresse :https://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=199599

3.2.1. OMPM Scanner

A l’intérieur de cette collection d’outil, on retrouve le fichier OMPM Scanner sous le nom OffScan.exe. Cet outil en ligne de commande est destiné à l’analyse des fichiers. Il relève les problèmes de conversion. Il peut analyser en profondeur et d’un seul balayage les documents Office sur un ordinateur client ou sur un système de fichiers réseau, et peut également effectuer une analyse des Macros semblable à celle effectuée par OCCI. OMPM Scanner écrit un compte rendu en fichier XML avec des résultats pour chaque analyse de fichier.

3.2.2. Office File Converter

Le service Office File Converter (OFC) permet quant à lui d’effectuer des conversions de masse de fichiers Office depuis la version Office 97 jusqu’à 2003 aux formats Office 2007/2010.

3.2.3. Extraction de version

Enfin, OMPM contient un outil d’extraction de version nommé FEP qui permet d’extraire plusieurs versions d’un fichier Word 97 à 2003 jusqu’au format Office Word 2010.

Conclusion

Le déploiment ou la migration d’une version d’Office est un challenge pour toutes les entreprises. Pour cela, Microsoft offre de nombreux outils destinés au déploiement de Microsoft Office 2010. Plusieurs d’entre eux se révèlent indispensables à un bon déploiement de la suite bureautique en entreprise, tels qu’Office Customization Tool ou OMPM. Le nombre d’outils disponible pourront déstabiliser l’administrateur, mais permet de prendre en compte tous les aspects du déploiement depuis la planification jusqu’aux outils de maintenance, ainsi que d’assurer la compatibilité avec la méthode de déploiement la plus adaptée à l’infrastructure.